Los cambios en la generación, acceso y gestión de la información y las nuevas necesidades de las organizaciones en el uso de la misma precisan de una nueva estrategia organizativa de gestión de la información pero también de una nueva generación de herramientas. De ahí el momento de transformación que viven herramientas tan conocidas como las bases de datos. Hagamos un recorrido por los nuevos factores que definirán una estrategia óptima de gestión de la información.
Información como servicio y ‘nubes de datos’
Manuel Castells en su imprescindible La sociedad red (2001), explicaba ya el espacio de flujos que la información define. La información no es hoy un activo a almacenar sino un flujo a optimizar. No se trata de cuanta información tienes sino de cuánta eres capaz de tener: la información se mueve y son sus flujos los que definen las relaciones entre personas, organizaciones, incluso estados.
Una óptima estrategia de gestión de la información debe gestionar eficientemente estos flujos, garantizando que cada persona en la organización recibe la información que necesita en el momento adecuado pero debe además garantizar la integridad y seguridad de la información en todo el flujo definiendo roles y derechos sobre el uso de la misma. Disponer de herramientas que permitan contrastar la información, transformarla, reescribirla y enriquecerla es fundamental para garantizar el control del flujo informativo.
Para garantizar un flujo óptimo de la información, dado que el acceso, la generación y la gestión de la información son ubicuos es necesario “desacoplarla” de su emplazamiento físico y lógico permitiendo el acceso a la información independientemente no sólo del soporte físico donde esté almacenada sino del software y el formato lógico en que esté, el ser capaz de generar “nubes de datos” es primordial en la nueva generación de bases de datos.
Respecto al tiempo, las organizaciones se ven obligadas a tomar decisiones en intervalos de tiempo cada vez más cortos con lo que las necesidades de información en tiempo real son cada vez mayores. Esto es especialmente crítico cuando se trata de inteligencia operativa, cada vez más utilizada para la optimización de procesos. La capacidad de manejar grandes volúmenes de datos en tiempo real se hace así imprescindible.
Información extendida
El 90% de la información que se genera en el mundo es no estructurada (Gantz,2011). Las organizaciones deben ser capaces de manejar información semiestructurada y no estructurada y ofrecer a todas las personas de la organización mecanismos para ordenar, mantener y utilizar este tipo de información.
Además, la información que una organización necesita no está solo dentro de la misma. Cada vez más, información de valor para la organización está en la Red. Una óptima estrategia de gestión de la información debe permitir integrar esta información de la Red para ponerla a disposición de las personas que la necesiten en la organización con los menores costes de tiempo y dinero. La nueva generación de bases de datos va a permitir integrar y consolidar distintas fuentes de datos y hacerlo una vez más, de manera rápida, eficiente y segura.
Reducción de la complejidad y optimización de costes
La complejidad de cómo y dónde se almacena la información debe ser completamente transparente para el usuario que sólo quiere tener acceso a la información que necesita desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar independientemente de donde esté la información. La ya mencionada capacidad de agregar fuentes, formatos y localizaciones en una base de datos única es crítica para una correcta estrategia de gestión de la información.
Además, para maximizar la eficiencia y reducir los costes es fundamental la inclusión de herramientas que permitan hacer un uso óptimo del almacenamiento y herramientas de gestión que faciliten y hagan más transparente la misma. Estas soluciones de gestión permitirán administrar varias bases de datos como si fuera una sin cambiar de aplicación, lo que da como resultado una plataforma de bases de datos rápida, escalable y segura.
El autor del texto es Jaime García Cantero. Jaime es analista independiente y cuenta con más de 10 años de experiencia en reconocidas firmas de análisis y asesoría, como IDC en donde desempeñó la labor de director de Análisis o McKinsey en donde fue consultor. Leer más sobre Jaime.
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